Wat mogen de inwoners verwachten na voltooiing van de verbouwingswerken? Wie dezer dagen in het centrum van Nijlen of in het gemeentehuis komt, die kan er niet naast kijken. Er wordt nog volop gewerkt aan de toekomstige thuis van de bibliotheek en ook in het gemeentehuis zelf is alles nog niet in zijn definitieve plooi gevallen.

Hans Selderslaghs, communicatieambtenaar : 'Deze werfsituatie staat daarmee symbool voor het project dat achter de schermen in uitvoering is. Dat is een project van verbetering van de dienstverlening voor de inwoners. Ook dat staat nog volop in de steigers.

Zonder hier al te diep op in te gaan, willen we kort meegeven dat de dienstverlening uitgewerkt zal worden op verschillende niveaus of zoals dat ook genoemd wordt in verschillende 'lijnen'.

Dit heeft te maken met de manier waarop je door de diensten voort geholpen wordt en de manier waarop je zelf contact opneemt met de diensten. De gemeente wil de dienstverlening zo organiseren dat ongeacht waarvoor en op welke manier je bij de diensten terechtkomt, je steeds vlot, professioneel, correct en klantvriendelijk verder geholpen wordt.

De rode draad doorheen dit alles, zowel voor het gemeentehuis als de bibliotheek, is dat digitale middelen worden ingezet waar dat zinvol is, zonder de menselijke kant daarbij uit het oog te verliezen.

Wat verbetert er nog in het gemeentehuis?

'Het is alweer van februari geleden dat de diensten naar hun nieuwe kantoren verhuisden. Maar nog niet alle diensten zitten op hun definitieve plaats. Sommige diensten verhuizen pas na afronding van de tweede fase van de werken. We overlopen kort wat er in het gemeentehuis nog zal veranderen en wat daar qua verbeterde dienstverlening uit voortvloeit.'

Echte onthaalbalie en wachtruimte

'Momenteel is de ruimte er nog niet om een echte onthaalbalie te plaatsen. Na afronding van de werken zal het tijdelijke onthaal aan het eerste loket verhuizen naar een moderne onthaalbalie die vooraan in de centrale hal geplaatst wordt. Achter deze balie komt er een ruime en comfortabele wachtruimte die samen één ruimte zal vormen met het leescafé van de bibliotheek.

Je kan er kranten en tijdschriften lezen, er staan pc's en er komt ook een automaat waar iedereen een drankje kan nemen tijdens het wachten of tijdens een bezoek aan het leescafé.'

Evaluatie en bijsturing klantengeleiding

'Ook de ticketzuil zal meer centraal in de hal geplaatst worden en de schermen waarop de nummers van de tickets en de loketten verschijnen, zullen goed zichtbaar zijn vanuit de toekomstige wachtruimte.

Op basis van cijfers die in de voorbije maanden verzameld werden over de wachttijden en over welke producten wanneer worden aangevraagd en meegegeven, zal het huidige proefproject rond het werken op afspraak geëvalueerd worden. Op die manier zal de dienstverlening in het gemeentehuis nog meer gestroomlijnd verlopen.'

Stroomlijning telefonische dienstverlening

'Over stroomlijnen gesproken, ook wie telefonisch contact opneemt, zal snel een correct en klantvriendelijk antwoord krijgen. Ook hier wordt achter de schermen nog volop aan gesleuteld. Het nieuwe digitale telefoonsysteem wordt verder op punt gezet en er wordt aan gewerkt dat er zo weinig mogelijk doorverbonden moet worden.

Net zoals je sommige producten meteen aan het onthaal meekrijgt als je deze eerder hebt aangevraagd, net zo zullen de medewerkers van het telefonische onthaal je op zoveel mogelijk vragen meteen een volledig antwoord geven. Dit systeem zal op punt staan tegen de ingebruikname van het volledige gemeentehuis en bibliotheek.'

Digitaal waar het kan

'Een moderne dienstverlening kan niet bestaan zonder een degelijk uitgebouwd digitaal luik. Dat betekent niet alleen dat de informatie over de volledige gemeentelijke dienstverlening op een heldere manier digitaal beschikbaar moet zijn. Er moet ook zoveel mogelijk volledig digitaal afgehandeld kunnen worden. Ook dit is een werk in uitvoering.

Er werd geïnvesteerd in een upgrade van het beheersysteem van de website, waardoor in de toekomst meer documenten digitaal ingevuld kunnen worden. Waar mogelijk zal je er ook voor kunnen kiezen om bepaalde documenten en attesten meteen digitaal te ontvangen.

We mikken erop om dit samen met de ingebruikname van het vernieuwde gebouw te lanceren. Op die manier ben je niet gebonden aan de openingsuren van het gemeentehuis en moet je ook niet meer naar het gemeentehuis komen. Voor een aantal documenten zal dit niet mogelijk zijn. Voor een identiteitskaart, rijbewijs of reispas zal je vanwege de geldende wetgeving nog naar het gemeentehuis moeten komen.'

Wat wordt er beter in de toekomstige bibliotheek?

De nieuwe bib wordt een aangename ruimte, waar de collecties tot hun recht kunnen komen maar waar het ook gewoon aangenaam vertoeven is. Daar horen deze nieuwigheden bij: een leuke kinder-, en jeugdhoek, een stille leesruimte, een centrale plaats voor nieuwigheden en een gezellig leescafé met kranten en tijdschriften.

Daarnaast wordt er ook gewerkt met een systeem van 'zelfuitleen', zodat je snel en makkelijk zelf boeken, cd's, dvd's en dergelijk kan inleveren en uitlenen, los van de openingsuren van de bibliotheek. Maar zoals gezegd verwaarlozen we ook bij de dienstverlening van de bibliotheek de menselijke kant niet.

Er zijn voldoende medewerkers beschikbaar om je verder te helpen, informatie te geven, ... Na de sluiting van de uitleenposten in Kessel en Bevel blijven daar inleverbussen en er worden verschillende mogelijkheden onderzocht om minder mobielen en de leerlingen van de scholen zo veel mogelijk bij het aanbod van de bibliotheek te betrekken.'

Tegen wanneer is het zover?

Een exacte einddatum van de werken is momenteel nog niet te geven. Het is nu eenmaal eigen aan verbouwingswerken dat je op onverwachte zaken stuit, waardoor plannen hertekend moeten worden en waardoor ook de planning aangepast moet worden.

Het zal hoe dan ook zeker nog meerdere maanden duren vooraleer de aannemer klaar is. Hou in de loop van het najaar zeker de Gemeentekroniek, www.nijlen.be, www.facebook.com/Nijlen en de infoborden in het oog voor meer informatie hierover.'