Lanyards, bidons en crew-shirts: hoe Kempense evenementen professioneler worden

"Vorig jaar bezocht ik een festival in de buurt van Turnhout. Leuke sfeer, goede muziek, maar bij de ingang wist niemand precies waar je moest zijn. De vrijwilligers waren niet te onderscheiden van het publiek. Ik vroeg drie mensen om informatie voor ik iemand vond die er daadwerkelijk werkte.

Twee weken later bezocht ik een vergelijkbaar evenement in Geel. Daar droeg elk crewlid een felgekleurd shirt met het eventlogo, en een lanyard met een badge die hun functie aangaf. Het verschil in uitstraling was enorm, terwijl het budget van beide evenementen waarschijnlijk niet heel ver uit elkaar lag.

De eerste vijf minuten

Bezoekers vormen hun mening over een evenement snel. De ontvangst, de bewegwijzering, de herkenbaarheid van het team: het zijn kleine dingen die samen bepalen of iemand je evenement als goed georganiseerd ervaart of niet.

Dat is iets waar Kempense organisatoren steeds beter op inspelen. Bij sportevenementen in Geel en muziekfestivals in Olen zie je het al: crew-shirts in een opvallende kleur, badges aan lanyards, duidelijke zones. Het is niet ingewikkeld, maar het maakt een verschil dat bezoekers opmerken.

De lanyard als organisatietool

Een item dat ik steeds vaker tegenkom bij regionale evenementen is de keycord of lanyard. Organisatoren laten keycords met eigen logo maken in verschillende kleuren: blauw voor crew, rood voor pers, goud voor VIP. Het is een simpel kleurensysteem dat de logistiek makkelijker maakt. Beveiliging ziet in een oogopslag wie waar mag zijn.

Wat die lanyards extra interessant maakt: ze worden na het evenement gewoon verder gebruikt. Als sleutelhanger, als badgehouder op het werk, of ze belanden aan een rugzak. Ik heb zelf nog een lanyard van een Kempens bierfestival van twee jaar geleden aan mijn autosleutels hangen. Elke keer dat ik mijn auto start, zie ik het logo. Dat is onbedoelde reclame voor de volgende editie.

Tips voor organisatoren

Bestel op tijd. De drukste evenementenperiode in de Kempen loopt van mei tot september, en de levertijd is twee tot drie weken. Houd er rekening mee dat populaire kleuren eerder uitverkocht zijn.

Let op de leesbaarheid van je ontwerp. Een logo dat er op een computerscherm goed uitziet, kan op een smal keycord van twee centimeter breed onleesbaar worden. Vraag altijd een drukproef aan voor je de hele bestelling plaatst.

En kies materiaal dat past bij je evenement. Polyester werkt prima voor sportieve buitenevenementen. Voor een conferentie of gala is satijn of een geweven variant beter. Het materiaal zegt iets over de kwaliteit van je event, of je dat nou wilt of niet.

De Kempen verdient goed georganiseerde evenementen. Soms begint dat bij zoiets simpels als een bandje om je nek.'